Как защититься от необоснованных претензий работодателя

Некоторые небольшие компании не уделяют внимания кадровому делопроизводству. В них часто работают знакомые, родственники или друзья руководителя или собственника, что почему-то становится поводом пустить вопрос с оформлением работников и зарплаты на самотек. Но если вдруг у кого-то из персонала появляются претензии, то работодателю становится просто нечем ответить. При этом на стороне сотрудника оказываются Роскомнадзор, трудовая инспекция, полиция, суд и даже налоговая.

Расскажем, можно ли исправить такую ситуацию, и что делать, чтобы усилить свою позицию в конфликтах с персоналом.

Например, сотрудника попросили уволиться. Он сначала согласился и написал заявление по собственному желанию, однако почти сразу передумал и принес прошение об отзыве. Более того, сотрудник потребовал денежной компенсации за мирное расставание, причем формальной причиной выплат назвал задержку зарплаты на 5 дней. В этот момент работодатель обратился к адвокату по трудовому праву. Уже по ходу дела юрист, который защищал права сотрудника, потребовал представить целый ряд документов. Из запроса стали понятны претензии и суть жалоб в Рострудинспекцию. Так как работодатель относил кадровые вопросы к малозначимым, большинства документов у него не было.

Обратимся к закону:

1) Работник имел право отозвать заявление. Согласно ТК РФ, ст. 77, ч. 1 изменение решения не допускается только при увольнении по соглашению сторон.

Отсюда следует Правило № 1: увольняйте персонал по своей инициативе только при условии, что есть подтверждения неоднократного нарушения им трудового распорядка. В противном случае его все равно придется восстановить в должности и компенсировать:

• дни вынужденного отстранения;
• неиспользованный отпуск;
• очень вероятно, моральный вред.

2) Претензии на дополнительное денежное возмещение в нашем примере не обоснованы.

Правило № 2: не платите никаких сумм, которые не подтверждаются кадровыми документами с подписью работника. При рассмотрении дела в суде Вы не докажете факт передачи денег и ее обоснованность.

3) Из второго правила вытекает Правило № 3: определяйте выплаты и их размер согласно нормам законодательства. Вот самые распространенные виды возмещения персоналу:

• за задержку зарплаты (сумма к выдаче * 1/150 ставки ЦБ РФ * число дней просрочки);
• за неиспользованный отпуск (среднедневной заработок * оставшиеся дни отпуска);
• за вредные условия (по результатам специальной оценки условий труда);
• за увеличенный объем работ или совмещение профессий (по согласованию).

Что делать, если сроки авансов и окончательных расчетов, обязанности и график отпусков нигде не утверждены?

4) Правило № 4: оформите локальные нормативные акты. Возьмите подписи хотя бы с лояльных сотрудников, которые продолжают работать в Вашей компании. Если проверка или суд неизбежны, то это снизит риски санкций.

А что же делать с уволенным сотрудником, как с ним договориться?

5) Правило № 5: постарайтесь подписать кадровые документы «задним числом».

Минимум для оформления — трудовой договор, карточка Т-2, приказ о приеме, ознакомление с картой СОУТ, вводный инструктаж, согласие на обработку данных. При отказе подписать документы составьте акт, который подтвердит фактические трудовые отношения. Есть шанс, что в этом случае все обойдется просто предупреждением об устранении.

Такие истории показывают, что отсутствие отлаженного ведения кадров чревато для компаний финансовым ущербом и потерей деловой репутации. Аутсорсинг решил бы эту проблему, причем с учетом рисков по каждому случаю увольнения, введения новой должности, приема и тому подобного.