Заявление о выдачи копии трудовой книжки в органы социальной защиты

Нередко это происходит в Пенсионном фонде при достижении соответствующего возраста еще работающим человеком.

Важно знать! Подобное требования является незаконным, так как в пункте 13 Перечня документов, утвержденного постановлением от 27.02.2002 № 16/19па, для трудовой книжки делается исключение, позволяющее предоставить нотариально заверенную копию.

Заявление на выдачу документа

Согласно упомянутой статье 62 выдача документа осуществляется на основании письменного заявления работника в течение 3 дней после его получения организацией, в то время как в порядке статьи 84.1 формально написания обращения от гражданина не требуется.

Тем не менее, работодатели часто требуют составления письменного документа, чтобы с помощью него подтвердить выдачу трудовой книжки (на нем предлагается разместить надпись «Оригинал получил» с указанием даты).

Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

• один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
• второй передать представителю работодателя.

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки.

Заявление о выдачи копии трудовой книжки в органы социальной защиты

Сведения, подлежащие внесению, собираются самостоятельно работником (выписки из всевозможных архивов, старые трудовые договоры и иные источники информации).

Отличие от оригинала будет заключаться в простановке на титульном листе пометки «дубликат», а также в отсутствии нумерации записей вплоть до нового места работы.

Заключение

Приведенные правила и основания выдачи трудовой книжки, нормативные положения помогут урегулировать конфликтные ситуации, возникающие между сторонами трудового соглашения. При нежелании проводить личную встречу можно воспользоваться правом на составление доверенности, а также дать согласие на отправку оригинала почтой.

Заявление о выдачи копии трудовой книжки в органы социальной защиты населения

Как только кадровик получит книжку, делается повторная запись в журнал перемещения трудовых. С этого момента ответственность за хранение и сохранность снова перекладывается на организацию-работодателя.

Вышеизложенная процедура актуальна только для оригинала книжки.

С копией всё куда прозаичнее. Её не нужно возвращать работодателю.

Форма документа

Закон о труде и иные нормативные акты не предусматривают для заявления на выдачу трудовой книжки общеобязательной унифицированной формы. Документ составляется сотрудником самостоятельно в свободной форме.

Работодатель может позаботиться о своих работниках и разместить в отделе кадров готовые бланки или шаблоны для написания заявлений. Если в кадровой службе не нашлось формы, документ составляется на пустом листе бумаги формата А4.

Заявление о выдачи копии трудовой книжки в органы социальной защиты российской федерации

Можно ознакомить работников с помощью информационного сообщения, желательно подтвердить факт прочтения проставлением подписи.

Она состоит в обязательном направлении администрацией бывшему сотруднику уведомления о необходимости явки для получения документа или даче согласия на его доставку почтой, в случае если последний не явился для произведения расчетов в нужный день. С этим моментом связано прекращение ответственности работодателя за сохранность трудовой книжки и задержку в ее выдаче.

У гражданина есть два варианта поведения: направить в ответ письменное согласие и ждать документ в почтовом отделении либо явиться лично в течение последующих 75 лет.
Именно столько, в соответствии с приказом министерства культуры от 25.08.2010 № 558, должна храниться трудовая книжка ответственным лицом.

Выдача копии и выписки

Предусмотрена обязанность работодателя выдавать и копии документов, связанных с трудовой деятельностью граждан в организации.

С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Для всех работников он будет абсолютно добровольным, то есть по желанию персонала работодателю можно будет продолжать вести документ на бумаге, как раньше, но при этом одновременно делать записи в электронный вариант.

Для этого требуется написать заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк заявления о ведении трудовой книжки на бумажном носителе .docСкачать образец заявления о ведении трудовой книжки на бумажном носителе .doc

Коротко о порядке перехода на ЭТК

В 2020 году до 31 декабря от работников работодатель должен получить заявление либо о ведении трудовой книжки на бумаге, либо о ведении ЭТК.

Тем самым администрация слагает с себя обязанности, установленные ТК РФ и постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Содержание и правила оформления

На правовом уровне требований к содержанию и оформлению заявления не устанавливается, есть лишь оговорка о его письменной форме. При этом практикой выработан определенный перечень сведений, которые все же следует включить в такого рода документ:

• данные, идентифицирующие работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения, иные);
• занимаемая должность;
• собственно просьба выдать оригинал документа;
• изложение причин, по которым потребовалось написание заявления.

Адресуется бумага руководителю организации, чьи должность и ФИО указываются в правом верхнем углу.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
   • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
   • должность,
   • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
2. Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
3. Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
4. После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
5. Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки.

Их трудовые книжки сразу будут формироваться в электронном виде.

Информация, которая будет содержаться в новых трудовых книжках, аналогична той, что включалась в прежние: это ФИО сотрудника, место и период работы, должность, разряд (или иной признак квалификации), основание для увольнения. Если работникам нужно будет получить какие-либо данные из трудовой в электронном виде, то ему нужно будет просто обратиться в ПФ или к последнему нанимателю.
Также данные можно получить в личном кабинете на портале Госуслуг или сайте Пенсионного фонда.

О порядке перехода на ЭТК

Чтобы перевести свою организацию на работу с электронными трудовыми книжками, руководителю нужно выполнить некоторые действия и изменить ряд документов:

1. Нужно уведомить свой кадровый состав о том, что в 2020 году производится такой переход. Сделать это нужно до 1 июля 2020 года.

Но возможна и иная ситуация. Например, в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на работе или отказывается от получения трудовой книжки. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие на отправку книжки по почте. Соответственно, работник может передать работодателю такое согласие.

Что касается выдачи оригинала трудовой книжки работнику, который не увольняется, то, как указывалось выше, такое возможно, если работник переходит на электронные трудовые сведения или ему нужна бумажная трудовая для целей его обязательного социального страхования / обеспечения (например, для назначения или перерасчета пенсии). В этом случае без заявления работника не обойтись. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника.